A importância do planejamento no gerenciamento  de projetos em uma empresa projetizada La importancia de la planificación en la gestión de proyectos en una empresa proyectizada The importance of planning in project management in a company projectized
	*Pós-graduada em MBA em Gerenciamento de Projetos pelo Centro Universitário Dinâmica das Cataratas – UDC – Foz do Iguaçu (PR) **Especialista em Docência do Ensino Superior. Universidade Norte do Paraná – UNOPAR – Foz do Iguaçu (PR) ***Doutorando em Enfermagem em Saúde Pública – USP Ribeirão Preto Docente do Curso de Enfermagem da Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE – Foz do Iguaçu (PR)	Shirlei Carina Vieira de Carvalho* Fábio Junior Martins** Wesley Martins*** wesley.unioeste@gmail.com (Brasil)
	Resumo           O presente artigo tem como objetivo levantar a importância do processo de planejamento no gerenciamento de projetos em uma empresa brasileira de característica projetizada com foco em inovação tecnológica, e como problema de pesquisa conhecer a realidade e as problemáticas enfrentadas durante o processo de execução dos projetos. Como processo metodológico utilizou-se o método de estudo de caso, de pesquisa qualitativa com o propósito de avaliação de resultados. Utilizou-se a entrevista semi-estruturada com os colaboradores da empresa como técnica para a coleta das informações. Por meio dos resultados foi possível alcançar os objetivos propostos e com isso apresentar a importância do planejamento dos projetos para a empresa de característica projetizada pesquisada.           Unitermos: Gerenciamento de projetos. Planejamento. Monitoramento. Controle.   Abstract           This article aims to raise the importance of the planning process in project management in a Brazilian company projectized feature focusing on technological innovation, and as a research problem to know the reality and the problems faced during the implementation of projects. As a methodological process used the case study method of qualitative research with the purpose of assessing results. We used the semi - structured interviews with employees of the company as a technique for collecting the information interview. From the results it was possible to achieve the proposed objectives and thus present the importance of project planning for the company projectized characteristic searched.           Keywords: Project management. Planning. Monitoring. Control.   Recepção: 14/11/2015 - Aceitação: 13/01/2016
	EFDeportes.com, Revista Digital. Buenos Aires, Año 20, Nº 213, Febrero de 2016. http://www.efdeportes.com/

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Introdução

    Em algumas empresas, os planejamentos organizacionais têm se tornados superficiais, como a velocidade das negociações no meio empresarial tem exigido certa urgência na execução das atividades pertinentes ao acordo estabelecido entre as partes, sendo que os gestores não percebem o quanto é indispensável a realização do planejamento detalhado para a execução dos processos, para cumprimento dos prazos, otimização dos custos, controlando e garantindo a qualidade, principalmente na eficiência do monitoramento e controle, que são necessários para a eficácia de uma favorável administração organizacional, sucesso lucrativo, realização das metas e entrega de resultados conforme o combinado com o cliente.

    A inexistência ou um planejamento de projetos ineficiente impacta diretamente na qualidade do resultado das atividades executadas, uma vez que é um pressuposto básico para a realização de monitoramento e controle a existência de um direcionamento estruturado pelas etapas de planejamento. Dessa forma, os gestores atuantes em projetos com deficiências de planejamento podem encontrar inúmeros problemas durante a execução do projeto, tais como: Atrasos freqüentes, aumento do custo do projeto, desmotivação da equipe etc.

    Nesse contexto, esse artigo tem como objetivo demonstrar a importância do processo de planejamento no gerenciamento de projetos dentro de uma organização. Dessa forma, é apresentado um estudo de caso, realizado em uma empresa brasileira com foco em inovação tecnológica, de característica projetizada, sendo o seu nome ocultado para a preservação da exposição da mesma, objetivando conhecer a realidade e as problemáticas enfrentadas durante o processo de execução dos projetos.

    Nesse sentido, esse trabalho poderá contribuir propondo, de acordo com o guia PMBOK, a importância do planejamento na construção da estruturação do planejamento dos projetos. Como resultado, a empresa poderá analisar como os projetos existentes foram escritos e com isso ter como prioridade a aplicação das melhores práticas na descrição do planejamento nos próximos projetos, para que seja possível realizar o monitoramento e controle eficiente dos projetos, desenvolvendo diferenciais competitivos para agilizar decisões, otimizar alocações de recursos humanos e reduzir o retrabalho e custos.

Contextualização

    Para compreender o que é o gerenciamento de projetos, é importante entender o que são os projetos. Projetos são idéias de criação de produtos, serviços ou resultados únicos, com tempo determinado para início, meio e fim, sendo que o seu encerramento é definido quando os objetivos são alcançados, mas o mesmo também acontece quando se percebe que o projeto não será ou não poderá ser realizado, ou até mesmo quando o gestor, a equipe ou a empresa percebem que não é viável a execução.

    Vargas (2012, p.4) menciona que “projetos são temporários e únicos. Temporários porque respeitam um prazo. Únicos porque têm características que os diferenciam de tudo o que você já fez anteriormente”. Como mencionado, uma das características dos produtos e serviços produzidos por projetos é por ser único, pois possui características específicas que são diferentes dos semelhantes. “É como se cada projeto fosse baseado em um DNA único”. Essa característica, comparado com o trabalho convencional, faz do projeto um trabalho com mais riscos e volatilidade (Vargas, 2012, p. 2).

    Kyer-Mertens (2007, p.31) explica por meio de uma fácil interpretação que “no projeto é hora de planejar, de traçar o caminho mais eficiente até o objetivo que se pretende alcançar; mais ainda, de definir que objetivo é este”. Para Meredith (1995, p.8), “um projeto é uma atividade única e exclusiva com um conjunto de resultados desejáveis em seu término”.

    O PMBOK (2008, p.11) relata que “um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza indica um início e um término definidos”.

    Nas equipes dos projetos geralmente existe uma pessoa líder, nominada pelo PMBOK (2008, p.18) como Gerente de projetos, este direciona e coordena a equipe executora, realizando assim o Gerenciamento de projetos.

Percurso metodológico

    Os procedimentos metodológicos para a realização da pesquisa seguiram a tipologia de pesquisa aplicada. Segundo Roesch (2010, p.60) “A pesquisa Aplicada refere-se à discussão de problemas, utilizando um referencial teórico de determinada disciplina, e à apresentação de soluções alternativas”.

    Para o desenvolvimento da pesquisa, foi utilizado o método de pesquisa qualitativa para a análise, devido à natureza dos dados coletados e os pressupostos teóricos que nortearam a investigação, com o propósito de avaliação de resultados e de modo exploratório.

    As informações obtidas foram realizadas através de pesquisa de campo com a aplicação da técnica de coleta de dados por meio de entrevista semi-estruturada, composto de perguntas descritivas, sendo marcada previamente uma conversa individual com cada participante para a realização da mesma. A entrevista foi respondida por duas pessoas envolvidas diretamente com o processo de planejamento e duas com o processo de execução dos projetos na empresa projetizada. Depois de coletados e interpretados, os dados pertinentes para a busca dos objetivos desta pesquisa poderão contribuir para avaliar as problemáticas e gargalos vivenciados, destacando a importância da execução de um bom planejamento para a realização de projetos.

    Este trabalho foi desenvolvido em uma empresa brasileira, caracterizada como projetizada, onde as suas atividades são baseadas somente na execução de projetos com foco na inovação tecnológica, sendo o seu nome ocultado para a preservação da exposição da mesma. Possui cerca de 50 colaboradores, entre diretores, gerentes, técnicos de nível superior, engenheiros, bolsistas, assistentes técnicos, assistentes administrativos, estagiários e voluntários.

    A entrevista semi-estruturada foi aplicada para quatro colaboradores, sendo dois da área técnica, que executam os projetos demandados pela gestão e dois da área gerencial, sendo que um deles pertence a área administrativa financeira, onde acompanha as finanças dos projetos e o outro é da área de negócios, onde busca a captação de novos recursos e projetos para execução.

Resultados e discussão

    Em relação á metodologia para elaboração de projetos utilizada na empresa, à pesquisa apontou que são exercidos diferentes métodos, dependendo do cliente, tempo disponível e equipe envolvida. Dessa maneira, não há uma metodologia oficial e padronizada, no geral é utilizada a metodologia definida pela instituição financiadora.

    Dados colhidos durante as entrevistas realizadas com os colaboradores na empresa mostraram que no geral, o tempo destinado á coleta de requisitos e definição de escopo dos projetos é subestimado. Esse fato impacta diretamente na fase de planejamento que, em uma ação em cadeia, afeta a execução, através de atrasos no cronograma, e conseqüentemente a realização de monitoramento e controle. Diante desse cenário, sugere-se que a problemática de subestimação de tempo para a realização do planejamento dos projetos seja verificada, pois a mesma impacta diretamente na qualidade do resultado das atividades executadas. Nessa fase, recomenda-se também o envolvimento de técnicos com conhecimento do assunto e participação efetiva do cliente nas fases iniciais, com objetivo de esclarecer o escopo do projeto e realizar um alinhamento entre todos os envolvidos.

    Referente ao processo de Monitoramento e Controle, a pesquisa identificou que o acompanhamento ocorre mensalmente, através de reuniões e relatórios. Porém identificou-se que o gerente da equipe técnica não possui uma ferramenta efetiva de acompanhamento, que permita a interação de todos os envolvidos no projeto e dirimir responsabilidades de monitoramento e controle para toda a equipe. Esse fato sobrecarrega o gerente, dificultando o processo de monitoramento das atividades realizadas. Nessa fase também foi constatado dificuldades para a definição das entregas, faltando clareza para a definição das mesmas. Esse fato corrobora para a recomendação de revisão do processo de planejamento.

    Para as fases de monitoramento e controle sugere-se o estudo de viabilidade para implantação de uma solução de software que realize de forma colaborativa atividades de acompanhamento das equipes responsáveis pela execução dos projetos. Uma ferramenta de acompanhamento poderá auxiliar no sentido de estruturar a interação entre a equipe, atribuindo-se responsabilidades e prazos para as atividades a serem executadas, identificando-se gargalos, histórico do profissional e suas alocações. Além, a ferramenta poderá permitir catalogar as problemáticas encontradas durante a execução das atividades, permitindo-se criar um banco de conhecimentos para a empresa.

Considerações finais

    É imprescindível que às organizações busquem o aperfeiçoamento dos processos, competências e habilidades objetivando permanecer competitivos no mercado. Essa realidade mostra a necessidade de adoção de metodologias conceituadas, como é o caso do guia PMBOK, que fornece os subsídios para a gestão de projetos, envolvendo todas as áreas do conhecimento.

    A realização de um planejamento bem estruturado através do PMBOK é de vital importância para o sucesso em todas as etapas dos projetos, em especial do monitoramento e controle, uma vez que é um pressuposto básico para a realização dessa fase a existência de um direcionamento estruturado pelas etapas de planejamento. Nesse aspecto, esse trabalho atingiu seu objetivo de demonstrar a importância do processo de planejamento no gerenciamento de projetos dentro de uma organização, uma vez que através da sua pesquisa foi identificada que as problemáticas constatadas na empresa estudada advêm de um planejamento insuficiente.

Bibliografia

• Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier.

• Kahlmeyer-Mertens, R.S. et al. (2007). Como elaborar projetos de pesquisa: linguagem e métodos (Coleção FGV Prática) – Rio de Janeiro: Editora FGV.

• Meredith, J.R. (1995). Project Management: A Managerial approach. New York: John Wiley and Sons.

• Oliveira, D.P.R. (2007). Planejamento Estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 23ª ed. São Paulo: Atlas.

• Panchihak, M.L. (2008). Benefícios do Gerenciamento de Projetos. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4ª edição. Newtown Square, PA: PMI, Four Campus Boulevard.

• Roesch, S.M.A. (2010). Projetos de Estágio e de pesquisa em administração: guia para estágios, trabalhos de conclusão, dissertações e estudo de caso. 3ª ed. São Paulo: Atlas.

• Viana-Vargas, R. (2005). Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais Competitivos. Prefácio de Reeve Harold R. 6ª ed. Atual - Rio de Janeiro: Brasport.

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