Introducción
La actividad presupuestaria requiere de la disposición de instrumentos de
control, análisis y valoraciones oportunas, para alcanzar los objetivos
propuestos y a su vez satisfacer las necesidades sociales de la población,
siendo esta su razón de ser.
Para lograr ese propósito es necesario contar con un sistema de control,
verificación y seguimiento a su plan financiero, es decir su presupuesto. Este
desde su surgimiento hasta la actualidad, posibilita afirmar, que este ha estado
estrechamente vinculado con el surgimiento y desarrollo del Estado. Por ello,
además de constituirse como uno de los instrumentos financieros principales,
refleja los intereses y el grado de compromiso del Estado para con sus
ciudadanos, así como el grado de intervención de este en la vida económica
del país.
El Presupuesto del Estado es el documento e instrumento jurídico político,
elaborado periódicamente, en el que en forma de balance se plasma el nivel
máximo de gastos y las provisiones de recursos financieros que realizará el
Estado durante el ejercicio económico, en correspondencia con el plan de la
economía. Este tiene cuatro fases que están estrechamente relacionadas:
Elaboración, aprobación, ejecución y control y liquidación. (CECOFIS, 2003).
La relación entre la fase de ejecución y la del control, queda determinada
porque el control debe realizarse desde el mismo instante en que comienza a
ejecutarse el presupuesto. Por ello, en nuestro país el papel determinante
está reservado a los administradores de la unidad gestora, sin embargo, cada
nivel superior debe ejercer controles periódicos para validar el uso eficiente
y eficaz de los recursos asignados, a través de comprobaciones de gastos que se
realizan como mínimo, una vez en el año, en cada unidad gestora.
El objetivo principal de las comprobaciones de gastos es determinar si los
recursos asignados han sido empleados no sólo dentro de los marcos aprobados
(eficiencia), sino también para cumplir con los objetivos previstos (eficacia).
Ello no excluye los mecanismos de control externo que están establecidos por
los órganos del gobierno, a través de sus aparatos de auditoría, que pueden
practicarse durante o luego de concluido el ejercicio fiscal. Con independencia
del control que periódicamente realice la entidad, los organismos y órganos
superiores deberán realizar controles y comprobaciones sobre el uso de los
recursos asignados, que permitan detectar a tiempo los posibles desvíos y
adoptar las medidas que correspondan.
Situación
problémica
Actualmente existe la norma de verificación presupuestaria, especificando lo
que se debe revisar, sin embargo no se ha definido el formato y estructura de
los modelos a utilizar para que cada municipio trabaje homogéneamente, además
existen verificadores que no tienen experiencia en la actividad presupuestaria y
no existe una guía de autocontrol para las unidades presupuestarias, lo cual
limita la calidad de las verificaciones presupuestarias.
Justificación
La existencia de un manual de procedimientos de verificación presupuestaria que
complemente la aplicación de la norma contribuiría a una mejor preparación
científica, técnica y profesional de los responsables de la realización de
las verificaciones, contando con la estructura de los papeles de trabajo a
utilizar, lo que tributará a mayor organización del trabajo, homogeneidad en
cuanto al cumplimiento de los pasos para comprobar el destino final de los
recursos, además incluirá una guía de autocontrol que constituiría un
instrumento muy valioso para las unidades, actuando como guía para prever o
monitorear los posibles resultados en forma profiláctica, contribuyendo a la
adecuada elaboración, ejecución, control y utilización eficaz y eficiente del
presupuesto, como reflejo de la calidad de las verificaciones presupuestarias.
Por ello se identifica el siguiente problema: ¿Cómo
mejorar la calidad de las verificaciones presupuestarias de las Direcciones
Municipales de Finanzas y Precios en la provincia Camagüey?
Objetivo
Para cumplir el objetivo se parte de la siguiente hipótesis: Si se
implementa un manual de procedimientos sobre la base de acciones fundamentadas
para comprobar el uso y destino de los recursos presupuestarios, se contribuirá
a mejorar la calidad de las verificaciones presupuestarias realizadas por las
Direcciones Municipales de Finanzas y Precios en la provincia Camagüey.
Población
Se seleccionaron como muestra siete municipios de los 13 que tiene la provincia
representando el 53.8% del universo, realizando un muestreo aleatorio simple.
Para la misma se elaboró una encuesta destinada a los verificadores (anexo 1),
la misma fue validada por comité de expertos y constituyó la fuente
primaria de los datos.
Métodos
Se utilizaron diferentes métodos entre los que se encuentran , los métodos
empíricos, utilizándose la observación del fenómeno y como instrumentos la
encuesta y la entrevista, dentro de los métodos teóricos se utilizó el
histórico –lógico ya que se tuvo en cuenta los antecedentes del problema y
se arribaron a conclusiones, se empleó también el análisis y síntesis desde
las primeras etapas de la investigación, llegando a
resumir con criterios de los autores, otro método
empleado lo constituyó el estadístico-matemático ya que se aplicó durante el
procesamiento de la información, tabulación y cálculos porcentuales.
Desarrollo
En Cuba, el Presupuesto del Estado adquiere una connotación especial, como
respaldo a la política social que, desde los primeros años del triunfo
revolucionario constituye la máxima prioridad del Estado.
El Presupuesto del Estado está compuesto por:
El proceso presupuestario constituye la forma en que se prevé, ejecuta y
controla la actividad económica financiera del sector público. Este proceso
está integrado por cuatro fases: Elaboración, Aprobación, Ejecución y
Control, su duración está en función de las magnitudes, la organización
político-administrativo y de los agentes económicos integrado por la sociedad.
Estas fases tienen una estrecha interrelación y están en función de lograr la
calidad en la satisfacción de necesidades sociales.
Altamiro define la calidad como la adecuación al uso, el grado en que los
bienes y servicios sirven exitosamente a los propósitos del consumidor.
Para Drucker la calidad es un concepto de suma importancia para toda
organización, dado que en esta se basa el valor, la efectividad y por tanto, el
éxito de sus resultados.
En función del presupuesto se establece la acción de verificación. La cual se
define como el proceso integrado a las acciones de control, extendido a
todas las actividades vinculadas con el Presupuesto del Estado, que contribuye a
prever y limitar los riesgos internos y externos, proporcionando una seguridad
razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de
cuentas del uso y destino de los recursos asignados.
En función de lo planteado anteriormente se diseñó un manual de
procedimientos que servirá de complemento para la aplicación de la Resolución
No.25/2013 del Ministerio de Finanzas y Precios. Este tiene como peculiaridad
que contiene estructuras de los papeles de trabajo a utilizar, así como
aspectos a comprobar en los diferentes elementos de gastos, lo cual tributará a
mejorar la calidad de las verificaciones.
Objetos
de verificación
Unidades presupuestadas y empresas de subordinación municipal.
Para su diseño se definieron los siguientes pasos metodológicos:
-
Definir los momentos del proceso de verificación.
-
Establecer datos esenciales en los papeles de trabajo a utilizar tributando
a la organización y homogeneidad de la información obtenida.
-
Realizar énfasis en la constatación de determinados elementos y
subelementos de gastos
El
mismo está en función de cumplir el objetivo de la verificación
presupuestaria que es comprobar el uso y destino de los recursos presupuestarios
registrados en los diferentes elementos y subelementos llegando a su destino
final.
Proceso
de verificación presupuestaria
El
proceso de la verificación consta de las siguientes fases o etapas:
Planificación, Conciliación, Aprobación y ejecución.
El
proceso de planificación tiene correspondencia con la indicación de la
Resolución No. 25 /2013 del Ministerio de Finanzas y Precios en el segundo
Resuelvo.
Las
Direcciones Municipales de Finanzas y Precios, programarán en función de que
cada dos años (2), sean verificadas todas las unidades presupuestadas y
empresas de subordinación municipal, incluyendo al menos el cincuenta por
ciento (50 %) de sus centros de gastos.
Luego
de confeccionarse el plan de verificación para el año próximo, debe
conciliarse con las representaciones en la provincia de Camagüey de la Unidad
Central de Auditoría Interna (UCAI)y la Contraloría General de la República
(CGR), con el objetivo de garantizar que no se incumpla el plan por coincidir
con alguna auditoría de estas instancias.
Luego
de conciliarse el plan de verificación se presenta la proyección al Consejo de
Dirección de la Dirección Municipal de Finanzas y posteriormente se presenta
al Consejo de la Administración Municipal (CAM) para su aprobación,
emitiéndose el documento correspondiente con el número de acuerdo con que fue
aprobado en estas dos instancias.
Ejecución
de la verificación
Previo
al inicio de la verificación se debe comunicar de forma escrita a la entidad
objeto de verificación que será controlada por un equipo de verificación y a
su vez los miembros de ese equipo deben auto prepararse antes de iniciar la
verificación.
Carta
de presentación
La
carta de presentación es el documento formal donde se le comunica a la máxima
autoridad de la entidad a verificar, cuando iniciará la verificación, la
posible fecha de conclusiones, el objetivo de la verificación y los documentos
fundamentales que deben presentar, así como los nombres y apellidos de los
verificadores que participarán. Esta carta debe entregarse con al menos 15
días de antelación a la fecha programada para iniciar la verificación. (Anexo
2)
Autopreparación
Los
verificadores deben autoprepararse, para ello deben disponer de toda la
legislación vigente acorde al tipo de entidad a verificar, así como el objeto
social y misión de la entidad, también debe solicitar opiniones de los jefes
de departamentos de presupuesto, tesorería, contabilidad gubernamental,
patrimonio, inversiones y sistema, para conocer si tienen incidencias que se
hayan sucedido en el período a verificar. Deben realizar coordinaciones con
otros organismos, si precisa revisar aspectos más específicos, en aras de
contar con un experto en determinados temas, que pueden ser salarios, energía,
tributos entre otros. Deben planificarse el tiempo a utilizar para comprobar
cada artículo definido en la Resolución No.25/2013
Inicio
Se
realizará la reunión de inicio donde participarán los principales
funcionarios de la entidad, representantes de las organizaciones políticas en
la entidad y trabajadores que la administración seleccione. De esta se
confeccionará un acta donde se plasmen las opiniones de los presentes en la
reunión.
En la
reunión se debe precisar el objetivo de la verificación, el alcance y la
posible fecha de culminación.
Ejecución
Al
iniciar la ejecución de la verificación el verificador debe solicitar:
1.
El
expediente de los Estados financieros actualizados, que debe contener:
-
EFUP
5910 –Estado de Situación.
-
EFUP
5911 –Estado de Rendimiento Financiero.
-
EFUP
5912 –Estado de Inversiones.
-
EFUP
5913 _Estado de Disponibilidad
-
EFUP
5914 –Estado de Gastos por Partidas-Actividad Presupuestada
-
EFUP
5915 - Estado de Gastos por Partidas – Actividad Autofinanciada
-
Notas a los estados financieros.
De
estos debe realizar el análisis correspondiente utilizando técnicas y
herramientas para valorar la situación real de la entidad, identificará las
causas o condiciones de las variaciones y cuantificará la afectación al
presupuesto del estado o al rendimiento de la entidad.
2.
Información Presupuestaria, con la desagregación siguiente:
-
Plan del presupuesto o plan económico: Notificación preliminar, notificación
oficial y cuantas modificaciones hayan recibido.
-
Programación mensual por partidas, elementos y subelementos de forma general y
por centros de gastos o establecimientos subordinados a la entidad de las
notificaciones y modificaciones de presupuesto.
-
Análisis de la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos.
El
verificador debe disponer de modelos de arqueos e inventarios, papeles de
trabajo, notificación de informes preliminares por temáticas, además de los
modelos de ocupación y devolución de documentos (donde se defina la fecha,
tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega y de quien recibe).
Durante
la ejecución se tendrá en cuenta el total de las indicaciones por elementos y
subelementos.
Partida
80 Otros Gastos
Los
demás conceptos de gastos se comprobarán según las indicaciones de la
Resolución No.25/2013.
Durante
la ejecución se realizarán conclusiones preliminares por temáticas dejándose
evidencia de las mismas, además se dispondrá de los modelos de notificación
de deficiencias firmada por el responsable de la actividad y/o quien estuvo
presente en la verificación de la temática.
Conclusiones
de la verificación
Para
concluir la verificación se realizará la reunión para dar las conclusiones de
la misma, de la cual se confeccionará el acta donde se plasmen los principales
criterios expresados por los presentes en la reunión, y posteriormente se
confeccionará el informe de verificación según los requisitos establecidos en
la Resolución Nº 25/2013.
Conclusiones
-
Aunque existe la resolución que establece la verificación presupuestaria el
presente manual de procedimientos ha incorporado técnicas y procedimientos no
definidos, ni utilizados anteriormente.
-
El manual de procedimientos está en función de contribuir a mejorar la
calidad de las verificaciones presupuestarias.
-
La viabilidad de la propuesta radica en contribuir en la preparación
científica, técnica y profesional de los responsables de la realización de
las verificaciones, mayor organización del trabajo, homogeneidad en cuanto al
cumplimiento de los pasos para comprobar el destino final de los recursos.
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Normas de Auditoria Gubernamental. Revisión. EE.UU.: Contraloría General de
los Estados Unidos.
Anexo
Nº 1
Compañero
(a):
En
la Dirección Municipal de Finanzas y Precios de Sibanicú se está
desarrollando una investigación sobre las verificaciones presupuestarias
realizadas en los municipios de la provincia Camagüey, para mejorar la calidad
en la realización de estas. Necesitamos su colaboración y a su vez su
sinceridad en sus respuestas, las cuales serán de gran utilidad.
