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Perdas e desvios de medicamentos: impacto

financeiro econômico em um hospital público

Pérdidas y desvíos de medicamentos: impacto económico financiero en un hospital público

The financial economical impact due to the loss and deviations of medications in a central pharmacy of a public hospital

 

*Discente do curso de Farmácia Faculdades Unidas do Norte de Minas, FUNORTE

**Docente Especialista e Coordenadora do Curso de Farmácia das Faculdades Unidas

do Norte de Minas (FUNORTE). Farmacêutica no Hospital Universitário

Clemente de Faria, UNIMONTES

***Docente Especialista do Curso de Farmácia das faculdades Unidas do Norte de Minas (FUNORTE). 

Farmacêutica no Hospital Universitário Clemente de Faria, UNIMONTES.

****Farmacêutica Mestre do Hospital Universitário Clemente de Faria, UNIMONTES

(Brasil)

Esley Maxwel Rabelo*

Lanna Ludmila Soares Ferreira*

Murilo Costa Rodrigues*

Cléia Maria Almeida Prado**

Silvânia Magda Oliveira Silva***

Jamille Fernandes Lula****

jamillelula@hotmail.com

 

 

 

 

Resumo

          Este estudo teve como objetivo avaliar o impacto econômico financeiro decorrente das perdas e desvios de medicamentos em uma farmácia central de um hospital público de ensino, localizado na cidade de Montes Claros-MG. Trata se de um estudo de avaliação de natureza descritiva realizado no período de abril a agosto de 2012 onde foram analisadas de forma retrospectiva requisições de novas solicitações de medicamentos que sofreram algum tipo de perda nas clínicas médicas, planilhas de controle interno de vencimentos e formulários de descarte dos medicamentos vencidos a fim de descrever os tipos de medicamentos que mais sofrem perdas, assim como impacto causado por essas. Na primeira fase de investigação foi utilizado um formulário inserido em forma de planilha no Microsoft Excel para obtenção de informações como nome do medicamento, a forma farmacêutica, data de vencimento, quantidade e causa da perda. Na segunda fase, foram inseridos os valores unitários de cada medicamento que sofreram perdas para obtenção do custo total das perdas. Foi identificado de acordo com o levantamento realizado nos meses de abril, maio, junho, julho e agosto de 2012 um consumo médio de 355.000 medicamentos dentre comprimidos, injetáveis, controlados e líquidos. Dentro destes obteve-se um índice de perdas por vencimento de 2581 (2,28%) de comprimidos, 3760 (2%) de injetáveis, 165 (1,95%) de líquidos e 924 (2,06%) de medicamentos controlados. Nas perdas por contaminação e desvios dos escaninhos dos pacientes houve uma perda de 2005 (1,77%) dos comprimidos, 1905 (1,01 %) de injetáveis e 127 (1,5%) dos líquidos, sendo que nessa categoria 710 (17,5%) sofreram perdas por contaminação e 3327 (82,5%) simplesmente não se encontravam nos escaninhos. No impacto econômico financeiro houve uma perda média de R$12.414,4 (2,46%) por medicamentos vencidos e R$ 6.911,91 (1,44%) de perdas por desvios em geral. As perdas de medicamentos por vencimento, desvio dos escaninhos e contaminação são desperdícios que podem levar ao um alto custo financeiro o que poderia ser minimizado a partir de novos processos padronizados no setor em questão.

          Unitermos: Perdas. Medicamentos. Custos.

 

Abstract

          This study has as goal to evaluate the financial economical impact due to the loss and deviations of medications in a central pharmacy of a public hospital, located in the city of Montes Claros-MG. It is a study of descriptive nature evaluation realized in the period from April to August of 2012, where requisitions of new medications solicitations were analyzed in a retrospective way, which suffered some kind of loss in the medical clinics, spread sheets of intern control of expirations and forms of disposing of expired medications so that we could describe the types of medications that suffered losses the most, as so the impact caused by those. In the first part of investigation it was used a form inserted in a spread sheet on Microsoft Excel to obtain information such as the name of the medication, the pharmaceutic formula, expiration date, quantity and loss cause. In the second part, it was inserted the unitary values of each medication which suffered losses to obtain the total cost of losses. It was identified, according to the research realized in the months of April, May, June, July and August of 2012 an average consume of 355.000 medications, among pills, 3760 (2%) of injectables, 165 (1,95%) of liquids and 924 (2,06%) of controlled medications. In the losses for contamination and deviation of the patients’ nook, there was a loss of 2005 (1,77%) of the pills, 1905 (1,01%) of injectables and 127 (1,5%) of the liquids, being that in this category 710 (17,5%) suffered losses for contamination and 3327 (82,5%) simply weren’t found in the nooks. In the financial economical impact there was an average loss of R$12.414,4 (2,46%) for expired medications and R$6.911,91 (1,44%) of loss for general deviations. The medication losses for expiration, nook deviation and contamination are wastes that can lead to a high financial cost which could be minimized from new patterned processes in the mentioned department.

          Keywords: Losses. Medications. Costs.

 

 
EFDeportes.com, Revista Digital. Buenos Aires, Año 18, Nº 187, Diciembre de 2013. http://www.efdeportes.com/

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Introdução

    A farmácia hospitalar é um órgão de dispensação de medicamentos que tem atividade técnico-científica de orientação ao paciente, de grande importância para o sucesso do tratamento farmacoterapêutico, devendo ser de exclusividade do profissional tecnicamente habilitado que é o farmacêutico (SANTOS, 2006).

    Sendo assim o tipo de sistema adotado na distribuição de medicamentos em um hospital é um ponto sensível no qual podem vir a ocorrer graves erros de medicação podendo causar prejuízos em pacientes (ROSA; PERINI, 2003).

    Diante deste contexto deve-se adotar um sistema de distribuição que atenda a necessidade do hospital, admitindo e adaptando às suas especialidades médicas.

    Na prática existem quatro (04) tipos de sistema de distribuição de medicamentos existentes: coletivo, individual, combinado e dose unitária (MAIA; NETO, 1990).

    O profissional farmacêutico deve ter um rígido controle para gerenciar o modo de dispensação a ser adotado em um hospital, assim como detectar falhas como perdas dos medicamentos (CASSIANI et al., 2004).

    Contudo as dificuldades e escassez de recursos financeiros não permitem ao profissional responsável um gerenciamento de qualidade ou a qualidade total possível para melhora de resultados (CORDEIRO; LEITE, 2006).

    Com a modernização da farmácia hospitalar, surgem novas tendências de gestão e mudanças decorrentes das novas necessidades dos clientes e da sociedade que atenda a política nacional de medicamentos e de assistência farmacêutica (CIPRIANO; PINTO; CHAVES, 2009).

    Para racionalidade e eficácia na distribuição, é de extrema importância que o profissional farmacêutico esteja ligado no setor de compras e diretamente envolvido no processo. Além disto, estar fielmente atento ao: controle de estoque, a padronização, o envolvimento de recursos humanos treinados e capacitados para o exercício das funções e o controle da qualidade de todos os processos abordados para atender toda a instituição (CAVALLINI; BISSON, 2002).

    É fundamental obter o conhecimento através do Ministério da Saúde da nova relação de medicamentos essenciais (RENAME, 2006), para que sirva como base para desenvolvimento de padronizações locais de farmácias hospitalares de modo geral e especificamente na rede pública.

    Mecucci; Bonfim (1997) relatam que a distribuição racional de medicamentos consiste em assegurar aos usuários o produto correto, na quantidade e especificações solicitadas, obtendo melhor custo e maior eficácia.

    Esclarecendo ainda mais Santos (2006) diz que para que uma farmácia hospitalar possa garantir racionalização na distribuição e no uso de medicamentos, redução de gastos, diminuição dos erros de administração de medicamentos e eficiente colaboração na conduta terapêutica adotada pelo médico, deve se ter no hospital um sistema de distribuição de medicamento que atenda a esses requisitos de forma clara e objetiva.

    Continuando a considerar Gomes; Reis (2003) dizem que esta prática representa um alto impacto no orçamento dos hospitais e constituem os principais agentes utilizados no tratamento da maior parte das doenças, o que justifica a implementação de medidas que assegurem o uso racional destes produtos. A melhor medida a ser utilizada para alcançar o objetivo é a adoção de uma efetiva distribuição de medicamentos.

    Reforçando e completando esta idéia Angaran (1999) diz que nos Estados Unidos observou-se que o custo das drogas por leitos ocupados no ano subiu de US$ 6,744 em 1989 para US$ 9,850 em 1992, US$ 13,350 em 1995 e US$ 21,677em 1998; o que representa 221% de aumento ou 25% de aumento em um período de 9 anos, índices estes que demonstram o crescente custo com medicamentos.

    De acordo com Cavallini; Bisson (2010) um sistema de distribuição de medicamentos deve ser racional, eficiente, econômico, seguro e estar de acordo com a terapêutica prescrita. Quanto maior a eficácia do sistema de distribuição, mais garantido será o sucesso da terapêutica instaurada no hospital.

    Conforme a organização Pan-americana de saúde – OPAS, os objetivos de um sistema racional de distribuição de medicamentos são:

    Completando esses pensamentos Santos (2006) entende que é importante deixar claro que a escolha do tipo de distribuição de medicamento deve se adequar ao perfil do hospital. Portanto, por maiores que possam ser as vantagens apresentadas por qualquer um dos sistemas de distribuição, é necessário o planejamento para sua implantação.

    Segundo o Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Serviços de Saúde – da Sociedade Brasileira de Farmácia Hospitalar - SBRAFH (2009) Os sistemas de distribuição de medicamentos podem ser caracterizados como:

    É o sistema em que o pedido de medicamentos a farmácia é produzido pela enfermagem, estes pedidos não são originais, conforme solicitado pela enfermagem, ou um estoque mínimo e máximo para feitos em nome dos pacientes, mas sim em nome dos setores. A farmácia envia certa quantidade de medicamento para serem estocados nas unidades de enfermagem e demais setores, que de acordo com as prescrições médicas, vão sendo ministradas aos pacientes. É um sistema falho, pois não há a participação direta do farmacêutico e o controle é precário. Neste sistema, também chamado de estoque descentralizado por unidade assistencial, a farmácia hospitalar é um mero repassador de medicamentos em suas embalagens cada unidade solicitante, na maioria das vezes, por períodos longos (uma semana, quinze dias ou até mais). Quem executa as atividades de dispensação farmacêutica neste sistema é a enfermagem, que gasta cerca de 15% a 25% de seu tempo de trabalho em armazenagem e preparo de medicamentos.

    É um sistema em que os medicamentos são separados especificamente para cada paciente, para um determinado período (ex: 6,12,24 horas ou por turno de trabalho),de acordo com a segunda via da prescrição médica, transcrição ou solicitação eletrônica. Este sistema esta mais orientada para a farmácia que o anterior, desde que o farmacêutico participe do processo, visando um melhor controle dos medicamentos e produtos para saúde.

    Neste sistema, a unidade de internação possui gavetas ou equivalentes individuais por leitos, em que são armazenados os medicamentos e produtos para saúde, geralmente no posto de enfermagem ou próximo a ele, de onde são retirados os produtos específicos para determinado paciente, pelos representantes de enfermagem (enfermeira, auxiliar) e administrados ao paciente de acordo com a prescrição.

    Sistema nos quais alguns medicamentos são distribuídos através de requisições (sistema coletivo) e outros por prescrição individual (sistema por dose individualizada).

    Neste sistema de distribuição o medicamento é dispensado em quantidades ordenadas com forma e dosagem prontas para serem ministradas ao paciente de acordo com a prescrição médica, em certo período de tempo.

    Todos os medicamentos, independentes da forma farmacêutica, são acondicionados unitariamente por horário de administração e distribuídos pela farmácia hospitalar em embalagens individuais lacradas, para um período pré-definido (período inferior a 24 horas), de modo que a enfermagem não os tenha que manipular, exceto para administrá-los aos pacientes.

    A solicitação dos medicamentos é feita a partir da cópia da prescrição (ou sistema informatizado), nunca por transcrição. A medicação é preparada em dose e concentração de acordo com a prescrição médica, sendo administrada ao paciente diretamente de sua embalagem unitarizada, ou seja, dose prescrita como dose de tratamento a um paciente em particular.

    Para a implantação de um sistema de distribuição de medicamentos devem ser observados alguns requisitos importantes como o porte do hospital (número de leitos), tipo de serviço (geral ou especializado), classificação (nacional, regional), tipo de administração (centralizada ou descentralizada), corpo clinico (aberto ou fechado), tipo do hospital público ou privado (CAVALLINI; BISSON, 2002).

    Visando a farmacoeconomia, um rígido controle permite ao profissional farmacêutico detectar falhas e desvios além de verificar despesas ou diminuição dela, suporte de gerenciamento para elaboração de planos de intervenção que diminua despesas e custos relacionados ao mais diversos fatores. (CASSIANI, 2004)

    De acordo Wilken; Bermudez (1999) através do controle de estoque, preferencialmente informatizado tem-se a possibilidade de verificar se há solicitações de quantidade desnecessárias ou muito acima das necessidades, o que resulta em vencimentos de prazos de validade e que podem está atendendo há interesses pessoais.

    O autor acrescenta que mesmo o controle sendo eficiente, é possível haver perdas de medicamentos em função do vencimento do prazo de validade, principalmente devido à diminuição da rotatividade dos mesmos em decorrência da adoção médica de outros similares. Nesse caso deve haver formulário próprio que justifique a respectiva perca, não é legal a baixa fantasma de medicamentos vencidos e sua destruição sem a observância das normas legais para o tipo de produto, principalmente se o medicamento estiver contido nas portaria 27 e 28 da Secretária de Vigilância Sanitária do Ministério da Saúde.

    Para Cordeiro; Leite (2006) devido às dificuldades e escassez de recursos financeiros na área da saúde o gerenciamento da qualidade e ou a qualidade total é fundamental para melhora de resultados.

    Completando Souza et al.2010 dizem que as deficiências financeiras, administrativas e estruturais são entraves constantes aos hospitais brasileiros, que estão inseridos em um ambiente competitivo e complexo e precisam de informações adequadas, tempestivas e confiáveis para subsidiar o processo de tomada de decisões. Uma das ferramentas que pode atender a essa necessidade da organização hospitalar é o controle interno, o qual, quando adequadamente estruturado, tende a contribuir significativamente para a sua eficiência operacional (MATTOS; MARIANO, 1999).

    O referente estudo tem como proposta verificar as perdas de medicamentos de modo a conhecer o impacto econômico financeiro ocasionado, assim como sugerir eventuais mudanças que venham proporcionar melhorias e economia de recursos tão diminuídos. Um gerenciamento com qualidade possibilita viabilização de novas propostas e emprego de inovações que busquem a redução de desperdícios.

Materiais e métodos

    Para o alcance do objetivo proposto, foi realizado um estudo de avaliação de natureza descritiva e quantitativa das perdas e desvios de medicamentos.

    A abordagem quantitativa permite opiniões e dados por meio de coleta de informações, utilizando recursos e técnicas estatísticas desde as mais simples, como porcentagem, média, moda, mediana, desvio padrão, até as de uso mais complexos (OLIVEIRA, 2000).

    A instituição hospitalar estudada se encontra localizada, na cidade de Montes Claros, no estado de Minas Gerais e integra a estrutura de uma universidade estadual desta cidade, é certificado como hospital de ensino pelo Ministério da Educação (MEC). Possui 171 leitos hospitalares e 10 leitos de internação domiciliária. O hospital é referência para o atendimento aos portadores de Doenças Sexualmente Transmissíveis (DST’s); aos casos de tuberculose; à gestante de alto risco; aos casos de mordeduras de cães, gatos e outros animais; aos acidentes causados por animais peçonhentos; às vítimas de violência sexual; e aos pacientes com problemas mentais. Conta com o Centro de Referência em Assistência à Saúde do Idoso, voltado para o atendimento aos idosos frágeis e inserido no Programa Mais Vida, um dos projetos estruturadores do Governo do Estado.

    Quanto ao serviço de farmácia da instituição em estudo, este é uma unidade técnico-administrativa, cujo quadro de pessoal é formado por 19 funcionários, sendo 4 farmacêuticos, 12 técnicos de farmácia e 3 estagiários que trabalham diariamente ou se alternam em escala de plantão para obter um funcionamento diário de 24 horas de segunda a domingo.

    A investigação foi iniciada a partir da coleta de dados realizada no período compreendido entre os meses de abril a agosto de 2012.

Requisição de novas solicitações de medicamentos não encontrado no escaninho ou contaminados

    Nesta etapa da pesquisa foram analisadas de forma retrospectiva as requisições de novas solicitações de medicamentos que sofreram perdas nas clínicas médicas, formulários de descarte para medicamentos que sofreram perdas por caducidade e formulário de controle interno dos medicamentos que venceram ou irão vencer nos próximos três meses.

Formulário de descarte para medicamentos que sofreram perdas por vencimento

    Após a coleta de dados, os mesmos foram transferidos para um formulário inserido em forma de planilha no Microsoft Excel, para obtenção de informações como nome do medicamento, a forma farmacêutica, data de vencimento, quantidade e causa da perda.

Formulário de controle interno dos medicamentos vencidos ou que irão vencer nos próximos três meses

    Os resultados das perdas de medicamentos por vencimento, contaminação e desvio dos escaninhos dos pacientes, foram obtidos através de cálculos do consumo total utilizado no período da pesquisa e das perdas sofridas neste mesmo período.

    Para obtenção do consumo total de medicamento utilizado nos respectivos meses em questão, foram utilizados os mapas de requisições de medicamentos semanais dos meses de abril a agosto de 2012 arquivadas em pasta específica.

    Para um melhor entendimento dos resultados os cálculos foram realizados separadamente por categoria de medicamentos, sendo as formas farmacêuticas de comprimidos, injetáveis, líquidos e medicamentos da portaria 344/98 que rege os medicamentos controlados.

    Na segunda fase deste estudo, foi inserido uma nova coluna de dados na planilha do Microsoft Excel, contendo todos os valores unitários de cada medicamento, dados estes fornecidos pelo Sistema Integrado de administração (SIAD) do Governo de Minas Gerais sendo um portal de compras estadual. Através destes valores, foram calculados a estimativa do custo financeiro econômico sofrido pelas perdas analisadas neste estudo.

    Para uma melhor exposição e entendimento dos resultados, os valores das perdas sofridas foram representados através de gráficos, sendo classificados pelo tipo de perda e por categorias de medicamentos.

Resultados e discussão

    De acordo com o levantamento realizado nos meses de abril, maio, junho, julho e agosto de 2012, foram requisitados na farmácia central uma média de 113200 unidades de comprimidos, 188680 de injetáveis, 8480 de Líquidos e 44800 medicamentos controlados, dados estes fornecidos pelos mapas de requisições de medicamentos semanais.

    Ao analisarmos o índice de perdas deste período decorrente de vencimento, foi observado uma média de perdas de 2581 (2,28%) de comprimidos, 3760 (2%) de injetáveis, 165 (1,95%) de líquidos e 924 (2,06%) de medicamentos controlados (Gráfico 1).

Gráfico 1. Percentual das perdas de medicamentos por vencimento, referentes aos meses de Abril a Agosto de 2012

Fonte: Rabello, Ferreira (2012)

    Pode-se observar a partir da análise desse gráfico, que houve um índice de perdas de medicamentos por vencimento considerável, como demonstra o gráfico 1.

    Este valor considerável de perdas de medicamentos por vencimento na farmácia central, se reflete pelo fato de não haver um controle de estoque mais rigoroso desde a sua aquisição de compra aos fornecedores, armazenamento e dispensação para os setores de farmácia.

    Além do índice de perdas dos medicamentos por vencimento, foram analisadas as perdas por contaminação ao preparar ou administrar a medicação pela equipe de enfermagem e desaparecimento dos escaninhos dos pacientes. Nesta categoria de perdas por contaminação e desvio dos escaninhos houve uma perda de 2005 (1,77%) dos comprimidos, 1905 (1,01 %) de injetáveis e 127 (1,5%) dos líquidos (Gráfico 2).

Gráfico 2. Índice percentual de perdas de medicamentos por contaminação e desvio dos escaninhos dos pacientes referentes aos meses de Abril a Agosto 2012

Fonte: Rabello, Ferreira (2012)

    Nesta categoria de perdas analisadas, não foi encontrada nenhuma solicitação de medicamentos controlados por nenhum motivo, pois segundo o fluxo da farmácia central, não são aceitas requisições de novas solicitações de medicamentos para esta classe de medicamentos, sendo aceito apenas para dispensação dos mesmos uma nova prescrição médica.

    Com relação às perdas por desaparecimento dos escaninhos e medicamentos contaminados como demonstra o gráfico 2, a deficiência para uma grande parte dessas perdas, pode está no processo de dispensação inadequado dos medicamentos, adotado pelo setor da farmácia central, até o ultimo mês desta pesquisa. Este sistema consiste na dispensação por dose individualizada, separado para 24 horas em um único compartimento o que facilita o desaparecimento e queda dos mesmos dos escaninhos dos pacientes, ocasionando a quebra e contaminação dos medicamentos.

    Além do processo de dispensação inadequado, até a presente data da coleta de dados para elaboração desta pesquisa, não era realizado o processo de dispensação de medicamentos líquidos por multidoses, o que consiste em dispensar exatamente a dose que o paciente irá utilizar, dificultando assim o percentual de perdas dos medicamentos líquidos.

    Dentre as requisições de novas solicitações de medicamentos analisadas na farmácia central, apenas 710 (17,5 %) estavam justificadas pelo motivo de contaminação por quebra, por ter caído no chão ou expelido pelo paciente, os outros 3327 (82,5 %) simplesmente não se encontravam nos escaninhos dos pacientes (Gráfico 3).

Gráfico 3. Percentual geral de perdas dos medicamentos por contaminação ou desvio dos escaninhos

Fonte: Rabello, Ferreira (2012)

    Como pode ser observado no gráfico 4, No impacto econômico financeiro houve uma perda média de R$12.414,4 (2,46%) por medicamentos vencidos e R$ 6.911,91 (1,44%) de perdas por desvios e medicamentos contaminados em geral.

Gráfico 4. Percentual geral do impacto financeiro das perdas por desvio e vencimentos referentes aos meses de Abril a Agosto de 2012

Fonte: Rabello, Ferreira (2012)

Conclusão

    Perdas de medicamentos por qualquer condição são consideradas indicadores de qualidade na assistência hospitalar, conseqüentemente evidenciam falhas na organização dos serviços de saúde.

    Com o conhecimento dos resultados obtidos por esta pesquisa do índice de perdas de medicamentos, poderão ser elaborados novos processos para redução das perdas destes medicamentos por vencimento e por desvio dos escaninhos.

    Para elaboração desses novos processos poderão ser adotadas novas condutas de controle de estoque e armazenamento com um sistema informatizado específico para o controle de validade dos medicamentos.

    A forma de utilização do sistema de dispensação da farmácia central, que consiste em separar a medicação em um único compartimento para 24 horas, viabiliza uma maior perda de medicamentos por desvio e queda dos escaninhos, ocasionando a inutilização do medicamento.

    Para uma diminuição desse índice por desvio, poderá ser feita uma adequação no sistema de distribuição de medicamento da farmácia central, onde todos os medicamentos serão dispensados para um período de 12 horas, todos devidamente selados em compartimentos únicos por horário de administração, devendo os mesmos ser violados apenas neste horário.

    As perdas de medicamentos por vencimento, desvio dos escaninhos e contaminação são desperdícios que podem levar ao um alto custo financeiro no final das contas e que poderiam ser minimizados a partir de novos processos padronizados no setor em questão.

    Embora seja um estudo exploratório, vale ressaltar que os resultados encontrados nesta pesquisa, podem ser úteis para a instituição investigada e também ser utilizados como parâmetro comparativo, para estudos futuros com outras instituições de saúde.

Referências

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