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Introducción

    El Control Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.

    El Control es un proceso organizacional que constituye una fortaleza a la planificación y acciones que ejecuta el personal que labora en la institución que utilice este sistema

    El Ministerio del Poder Popular para el Deporte fue creado mediante Decreto Presidencial Nº 5.022 de fecha 27 de noviembre de 2006, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.574 de fecha 29 de noviembre de 2006, para contribuir con la suprema felicidad del pueblo, a través de la formación integral de los ciudadanas y ciudadanos de la República Bolivariana de Venezuela, ejecutando políticas de Estado, tendentes a masificar, promover e inculcar en la población, la práctica sistemática y sostenida de la actividad física para la salud, el deporte y la recreación, apoyando para ello las iniciativas del poder popular e instituciones que la promueven, contando con espacios e infraestructura adecuadas, en el marco de una democracia bolivariana, socialista, participativa y protagónica.

    El Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte tiene bajo su responsabilidad las Direcciones Generales de Masificación y Desarrollo Deportivo y Actividad Física y Recreación las cuales direccionan el trabajo de los seis Sub Sistemas Deportivos aprobados por Ley.

Desarrollo

Estrategia

    El término estrategia es de origen griego. Estrategeia. Estrategos o el arte del general en la guerra, procedente de la fusión de dos palabras: stratos (ejército) y agein (conducir, guiar).

    Según Menguzzatto y Renau (1995) la estrategia empresarial "explícita los objetivos generales de la empresa y los cursos de acción fundamentales, de acuerdo con los medios actuales y potenciales de la empresa, a fin de lograr la inserción de ésta en el medio socio económico".

    Morrisey (1993) define la estrategia como la dirección en la que una empresa necesita avanzar para cumplir con su misión. Esta definición ve la estrategia como un proceso en esencia intuitivo. El cómo llegar ahí es a través de la planeación a largo plazo y la planeación táctica.

    Las estrategias, son esquemas que contienen la determinación de los objetivos o propósitos de largo de la organización y los cursos de acción a seguir, así como la asignación de recursos que la organización necesita para alcanzar aquellos objetivos.

    En consecuencia debe tomarse en cuenta los siguientes:

    Situación actual, situación deseada, los cambios que operan en las actividades, el movimiento hacia el objetivo, las restricciones del medio ambiente y las fuerzas que deben desarrollarse para alcanzar los fines de la organización.

    Las características de las estrategias se determinan a través de los factores que condicionan el establecimiento de objetivos con las siguientes interrogantes:

• Con qué contamos.

• En dónde se realizará.

• Factores internos y externos que favorecerán.

    Las estrategias estructurales deben de contar con el objetivo, rol, misión, visión, organigramas y funciones.

Estructura

    Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa.

    Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber por qué y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos más importantes de cada una de las estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las necesidades de las empresas en la actualidad.

Definición de Estructura Organizacional

    Según Melinkoff (1969). La estructura organizacional es el patrón de diseño o modelo con el que se organiza una entidad a fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

    Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debe reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño, tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y dinámico, etc.”

    En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida. A continuación estudiaremos cada una de las anteriores.

Tipos de estructura organizacional

Estructura Lineal

    Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.

Estructura Matricial

    Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo.

Estructura por Departamentalización

    Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear departamentos dentro de una organización; esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos.

Estructura Circular

    Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización.

Estructura Híbrida

    Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía.

    Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados, es característico que las funciones principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización profunda.

Estructuras Monofuncionales

    Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura.

Figura 1. Organigrama de estructura monofuncional

Estructura jerárquica

    También conocida como departamentalización funcional, es la más difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente:

Figura 2. Organigrama de estructura jerárquica

Estructura descentralizada

    Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior, entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles.

Estructuras no piramidales

    Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización de los grandes organismos, estas estructuras están basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa área de especialidad al responsable de un determinado proyecto, en cual conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como “matriciales, por equipos ó por proyectos”. La figura siguiente (Figura 3) corresponde a un “Organigrama de estructura no piramidal”.

Figura 3. Organigrama de estructura no piramidal

Control

    En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el control es una comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados". (p. 3)

    Por otra parte, el autor Catacora (1999), clasifica el control interno administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos administrativos y controles internos contables.

    Los controles internos administrativos, "el cual trata el presente trabajo de investigación, generalmente no tienen relación directamente con las cifras de lo estados financieros, pero tienen como objetivo básico establecer lo siguiente:

• Plan de organización.

• Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones.

• Adhesión a la políticas gerenciales". (p. 238).

    El control Interno: es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

    A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.

    En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de introducción a la teoría general de la administración, dice que:

    La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. (p. 394)

    De igual manera, establece que el proceso administrativo "está constituido por las cuatros funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Es un proceso dinámico e interactivo". (p. 24)

• Planificación: es la función administrativa que determina por anticipado que debe hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.

• Organización: función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.

• Dirección: función administrativa que indica el comportamiento de los individuos hacia los objetivos que deben alcanzarse.

• Control: es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos.

    Además, Valenzuela (2003) establece y define lo siguiente:

    El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. (p. 3).

    Por consiguiente, un sistema de control administrativo va a contribuir a que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y ejercer funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se quiere afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigma para que el instituto optimice sus funciones.

Requisitos de un Control Interno

• Debe ser integral e integrado.

• Legal.

• Comprensible.

• Debe adaptarse a la forma de la organización.

• Debe registrar rápidamente las desviaciones y tender a la acción correctiva.

• Flexible.

• Conocido.

• Debe incluir elementos de control previo, posterior y auditoria interna.

• Fundamentado en principios de: eficacia, eficiencia, efectividad, calidad y economía. (p. 4)

Aspectos que debe abarcar el Control Interno

• Presupuestario.

• Económicos.

• Financieros.

• Patrimoniales.

• Normativos.

• De gestión.

• Evaluación de programas y proyectos.

    Según el artículo 131 de la Ley Orgánica de la Administración Financiara del Sector Público (2003), establece lo siguiente:

Objetivos del Sistema de Control Interno

• Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.

• Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público.

• Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

• Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.

• Garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (p. 4)

    Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de introducción a la teoría general de la administración, expresan que lo esencial en cualquier sistema de control es:

• Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

• Un medio por la actividad desarrollada.

• Un procedimiento para comparar la actividad con el criterio fijado.

• Algún mecánico que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

    Desde esta perspectiva, los objetivos de un control brindaran a la organización, la visión y misión que va a contribuir a la eficiencia en la ejecución de los mecanismos de control administrativo, teniendo en cuenta cada elemento que contribuya a la eficacia del trabajo según la función asignada.

    Desde esta visión Chiavenato (2001) establece que el control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

• Establecimiento de estándares y criterios: los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable.

• Observación del Desempeño: la observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficiencia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitidos a quienes tienen el poder para introducir cambios.

• Comparación del desempeño con el Estándar establecido: la comparación no sólo busca localizar las variaciones, erróneas o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros.

• Acción correctiva: el objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. (p. 767).

    Por otra parte Mediante la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), establece lo siguiente:

• El Control Externo, comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades gubernamentales. Son órganos competentes para ejercer el control fiscal externo: la Contraloría General de la República y las Contralorías de los Estados, Municipios, Distritos y Distritos Metropolitanos.

• El control Interno, es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. (p. 64)

    Así mismo en las Normas Generales del Control Interno (1997), define lo siguiente:

• El Control Interno Administrativo, lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.

Estrategia estructural del control interno en el Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte.

Organigrama

Oficina de Control Interno

Misión

    Asesorar y apoyar a las dependencias y/o procesos del Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte, en la definición, implementación, evaluación y mejoramiento de la planificación, con el propósito de que todas las actuaciones y funciones se desarrollen en el marco de la Constitución y la Ley, bajo los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación, en cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Visión

    Ser la oficina con mayor reconocimiento al interior del Ministerio del Poder Popular para el Deporte por su excelente calidad en la prestación del servicio de asesoría y acompañamiento a la gestión institucional, así como en la realización de controles éticos que contribuyan al mejoramiento continuo.

Rol de la Oficina de Control Interno

1.     Rol de Acompañamiento

• Evitar desviaciones en los planes, procesos actividades y tareas

• Recomendaciones orientadas a la mejora y a la eficacia de las operaciones

• Identificar los riesgos a través de las auditorías y evaluar la administración de los mismos

• Implementar y fortalecer el control interno

2.     Rol de Evaluación y Seguimiento

    La Oficina de Control Interno actuará como evaluador independiente para verificar la correcta implementación del conjunto de elementos de Control que garantice el examen autónomo y objetivo de la planificación de actividades.

3.     Rol de Asesoría frente a la Administración

Del Riesgo

• Facilitar a la Alta Dirección las herramientas y técnicas para el análisis de los Riesgos y de controles.

• Posibilitar mediante talleres la transferencia de conocimiento sobre el tema a los grupos de apoyo en los procesos y a la alta dirección.

• Coordinar, apoyar, asesorar y soportar las decisiones que la alta dirección decida y que requiera ser comunicada a los procesos de la institución.

• Apoyar y Coordinar el monitoreo de los riesgos institucionales y comunicar a la alta dirección de la Entidad sobre el estado de los mismos y aconsejar sobre mejora en los controles.

4.     Rol de fomento de cultura de autocontrol

• Fortalecer el autocontrol como principio de los servidores públicos de la institución permitiendo mayor capacidad de entendimiento para evaluar la gestión y avanzar hacia la mejora continua.

Funciones

    Son funciones de la Oficina de Control Interno:

1. Establecer los mecanismos de control de gestión y de resultados, así como de auditoria interna en relación con el desempeño de las funciones asignadas.

2. Prestar asesoría en la estructuración y aplicación de los planes, sistemas, métodos y procedimientos de control, necesarios para garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones del Viceministerio se realicen de conformidad con la Constitución y la ley.

3. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

4. Fomentar en la institución la formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

5. Evaluar los métodos y procedimientos que se sigan en las actuaciones y recomendar al Viceministro y Directores, la supresión de aquellos innecesarios o que puedan ser factor de ineficiencia o ineficacia.

6. Diseñar indicadores de desempeño de carácter cualitativo y cuantitativo para evaluar el desarrollo de los planes, programas y proyectos de la institución y presentar informes sobre el avance de los mismos.

7. Elaborar y actualizar en manual de procedimientos del Control del Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte y presentar informes de avances de los mismos.

8. Asesorar y apoyar a las dependencias del Viceministerio en la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, con el fin de racionalizar la gestión y los recursos de la institución.

9. Aplicar métodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en la gestión y operación.

10. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Viceministerio.

11. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Viceministerio, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

12. Asesorar al Viceministro y Directores Generales, en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

13. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

14. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias y procesos del Viceministerio.

15. Coordinar con las dependencias del Viceministerio, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

16. Presentar a consideración del Viceministro propuestas de modificación a las normas sobre control interno y externo vigentes.

17. Reglamentar el funcionamiento en el Control Interno y Externo que se organicen.

18. Las demás que le sean asignadas por el Viceministro de Actividad Física, Recreación y Deporte.

Conclusiones

1. La investigación realizada le permitió a la autora hacer la determinación de las teorías y metodologías para la elaboración de una estrategia estructural para el Control Interno de los seis Sub-Sistemas Deportivos en el Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte del Ministerio del Poder Popular para el Deporte en Venezuela.

2. Los instrumentos aplicados permitieron enriquecer la propuesta con la cual contribuirá a desarrollar las acciones oportunas para el cumplimiento de la planificación establecida de ser aplicada

3. Se elaboró una estrategia estructural que permite contribuir al desarrollo de las acciones oportunas para el cumplimiento de la planificación establecida en el Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte.

4. Se valoró la Estrategia Estructural para el Control Interno en el Viceministerio de Actividad Física, Recreación y Deporte del Ministerio del Poder Popular para el Deporte en Venezuela, por los Directores Generales y planificadores como adecuado, con altas posibilidades de aplicación.

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