Guía metodológica para la gestión y organización de eventos recreativos para líderes de comunidades menos favorecidas
	*Especialista en Pedagogía Universitaria Estudiante de la Especialización en Educación para la Recreación Comunitaria **Especialista en Educación para la Recreación Comunitaria Magíster en Ciencias de la Actividad Física y el Deporte de la Universidad de Pamplona Docente del Departamento de Educación Física Recreación y Deportes de la Universidad de Pamplona	Martha Isabel Navia López* Nelson Orlando Clavijo Gutiérrez** nelsonor10@hotmail.com (Colombia)
	Resumen           Los líderes comunitarios deben jalonar diferentes procesos de cambio dentro de su comunidad, que deben iniciar por la integración de la misma, una forma efectiva de alcanzar esta integración es mediante la gestión y organización de eventos recreativos, esto implica la realización de diferentes actividades y tareas que el líder debe aprender a coordinar y desplegar. El propósito de este artículo es brindar a estos líderes las herramientas necesarias para organizar la comunidad con el fin de realizar actividades lúdicas recreativas. Las tareas de la organización de eventos recreativos se desarrollan en tres momentos; antes, durante y después del evento, permitiendo que los organizadores logren alcanzar el objetivo que se han propuesto desarrollar. Generalmente se debe iniciar con el conocimiento de la comunidad para ello el líder debe identificar su población y las manifestaciones recreativas propias de esta, su historia, el número de personas que la componen, entre otros aspectos a investigar, seguidamente debe seleccionar el personal que le colaborara, este hará parte de las diferentes comisiones que le ayudaran a gestionar las tareas que requiere la organización y desarrollo del evento, de la misma forma estarán las personas que harán parte de las estaciones o de la operacionalización de la actividad, ellas estarán en la ejecución y la realización de las actividades. Estos dos grupos tienen tareas especificas, las cuales estarán expuestas en este documento; de la organización y distribución de estas dependerá el éxito de la actividad.           Palabras clave: Gestión. Organización. Evento recreativo. Comunidad. Integración
	http://www.efdeportes.com/ Revista Digital - Buenos Aires - Año 14 - Nº 138 - Noviembre de 2009

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Introducción

    La comunidad puede ser definida desde diversos puntos de vista, enfoques o clases; esta corresponde a un grupo de personas que viven en un mismo lugar, compartiendo características comunes como familiares, amigos, compañeros, vecinos, vías de acceso, espacios de desenvolvimiento e interacción diario, entre otras, en cada comunidad se destacan una personas que son conocidas como líderes comunitarios que orientan y dirigen de manera positiva a una comunidad en la realización de procesos sociales que favorecen el desarrollo personal de cada una de los individuos que conforman esta, para el desarrollo de estos procesos son fundamentales las actividades encaminadas a la recreación y al aprovechamiento del tiempo libre.

    La presente guía tiene como objetivo, proporcionar a estos líderes las herramientas necesarias para organizar la comunidad con el fin de realizar actividades lúdicas recreativas, que le permitan desarrollar estrategias pedagógicas para integrar la comunidad orientándola hacia la búsqueda de soluciones a los problemas de comunicación e interacción presentes en todas las capas de nuestra sociedad actual.

    Este grupo de herramientas pedagógicas para la orientación de los líderes de diversas comunidades, se llevaran a cabo a partir de cuatro aspectos fundamentales la gestión, verificación, ejecución y evaluación de la actividad.

1.     Gestión

    La gestión de eventos recreativos se refiere al proceso de diseño, realización y evaluación de programas para la construcción de tejido social a través de la motivación, integración y coordinación de la comunidad misma a partir de las necesidades que allí se detecten.

    El objetivo de la gestión de eventos recreativos comunitarios es el de canalizar los diferentes recursos (talento humano, financieros, técnicos) para permitir el desarrollo individual de cada uno de los individuos de la comunidad. Al respecto, Butler¹ dice que la recreación es una fuerza vital que influye en la vida de las gentes, es esencial para la felicidad y la satisfacción de la existencia, ya que mediante estas actividades el individuo crece, desarrolla su capacidad y su personalidad.

Pasos a seguir por el líder comunitario durante la gestión de eventos recreativos

    Para la gestión del proyecto comunitario se deben llevar a cabo ciertos pasos que el líder de la comunidad debe conocer y aplicar; como este pertenece a la misma podrá realizar un diagnostico profundo para detectar las diversas problemáticas y necesidades e identificar las posibles soluciones que se puedan dar a través de la realización de los eventos recreativos.

1.1.     Identificar las necesidades de la comunidad

    En este caso el líder es la persona más idónea para determinar cuales son las necesidades que se presentan en cada comunidad, pues vive en contacto diaria con estas.

    Las necesidades de una comunidad, son diversas para el desarrollo de los diferentes eventos recreativos se deben diferenciar aquellas que se van a mejorar de forma directa con la actividad y las que no se podrán mejorar de forma directa, para ello proponemos clasificarlas en:

    Necesidades independientes como la educación, un trabajo digno, el vestido, la vivienda, la alimentación, entre otras, las cuales serán difíciles de mejorar mediante una actividad recreativa. Debido a las problemáticas social de las cuales dependen estas.

    Necesidades espirituales , como las que propone Max-Neef² , el Ser, Tener, Hacer, y Estar y las necesidades de Subsistencia, Protección, Afecto, Entendimiento, Participación, Ocio, Creación, Identidad y Libertad, convirtiéndose estas en un fin de la recreación como lo expone Lalinde de Castro (1990)³ la recreación es una función creadora que debe partir del núcleo familiar para satisfacer las necesidades que en éste campo tienen los niños, jóvenes, los adultos y los ancianos y extenderse luego a sectores cada vez más amplios, con el fin de favorecer condiciones de sociabilización, armonía, participación y creatividad dentro de un mundo cambiante.

    Identificar la forma de Potencialización de estas necesidades mediante las actividades recreativas organizadas en la comunidad dará la posibilidad de que cada individuo de la comunidad encuentre los espacios para ser humano más equilibrado emocionalmente y por lo tanto capaz de buscar soluciones que le permitan ganar estabilidad en la búsqueda para mejorar las deficiencias que se tienen de aquellas necesidades independientes.

    El líder comunitario debe tener claro y diferenciar las necesidades que puede desarrollar, mediante las actividades recreativas en su comunidad, planteando objetivos con base en estas y encaminar todos sus esfuerzos a cumplirlos.

    Con fines prácticos explicaremos los pasos fundamentales mediante el desarrollo del Festival Recreativo Cristo Rey realizado por el grupo 87 de la Especialización Educación para la Recreación Comunitaria de la Universidad de Pamplona en la comunidad del barrio Cristo Rey Parte alta donde con ayuda de los lideres se realizó un diagnostico de la comunidad identificando las siguientes necesidades:

1. Falta de actividades que les permita a los integrantes de la comunidad hacer uso correcto del tiempo libre en donde puedan ser ellos mismos sin prejuicios de ninguna clase, desinhibiéndose y reencontrarse, al poder estar en contacto con los miembros de su familia y comunidad.

2. Carecen de actividades que les permitan aprovechar el tiempo de ocio donde puedan ser expresar sus verdaderos yo, hacer diversas actividades en las que pueda transmitir su sentir y pensar, estar en condición y capacidad de crear y compartir, para así tener una mejor calidad de vida.

1.2.     Plantear los objetivo a partir de las necesidades

    Una vez el líder comunitario ha determinado las necesidades a trabajar se plantea el objetivo, este debe ser medible alcanzable y visible. Es decir medible en el sentido que se debe crear una herramienta que sea cuantitativa o cualitativa para determinar en que porcentaje se alcanzo el objetivo propuesto; la otra característica del objetivo corresponde a que sea alcanzable, es decir se debe determinar un tiempo real en el cual se realice el evento y este debe ser suficiente para que se lleve a cumpla el objetivo y por ultimo debe ser visible y esto se logra a través de actividades en las cuales se puedan observar en la ejecución y operacionalidad del mismo .

    Continuando con el ejemplo anterior (festival recreativo), se propuso el siguiente objetivo:

    “Integrar a la comunidad de Cristo Rey parte alta mediante una actividad recreativa que involucre la población infantil, juvenil, adulta y adultos mayor”.

    Analizaremos las características básicas de este objetivo de la siguiente manera.

    Se entiende por integración de una comunidad su compenetración al abrir la posibilidad de que en la diversidad y respeto, todos podamos aprender y enriquecernos de lo valiosos que somos, cada uno con sus dones. Es tener mente abierta para aceptar lo que no puedo entender y donar mi saber ante otros que lo pueden necesitar sin negarles la posibilidad de enseñarnos también. (Claudia Patricia Rozo).

    A la luz de esta definición el objetivo será

Medible

    Al permitir identificar en qué grado se puedo alcanzar la compenetración de la comunidad el desarrollo del respeto por cada una de las características individuales de los participantes y el grado de tolerancia de estos, para ello se implementara formatos de control en cada una de las estaciones en los que los participantes expresen como se sintieron.

Alcanzable

    Al tiempo destinado al desarrollo de la actividad debe ser el suficiente para poder alcanzar el fin planteado, para el ejemplo la pregunta a realizarse para saber si el objetivo es alcanzable es ¿cuánto tiempo se requiere para alcanzar el desarrollo de la integración de una comunidad? obvia mente la respuesta es mucho tiempo, sin embargo al plantear una actividad se da a entender que durante el desarrollo de una única actividad se buscara que los diferentes participantes se abran al respeto de sí mismo y de los demás.

Visible

    Aquello que se propone se debe evidenciar a lo largo de la ejecución y la aplicación de las actividades, permitiendo observar en este caso los grados de aceptación de cada individuo dentro del grupo, al jugar y compartir con los demás, al expresar su sentir a través de las actividades artístico culturales, al aceptar la diversidad que o rodea a través de todo el evento.

1.3. Diseño de las actividades que permitan alcanzar este objetivo

    Existe dos formas de diseñar las actividades que se desarrollan dentro del evento, para ello se sugiere principalmente utilizar la metodología de circuito dirigido que consiste en la división de todos los participantes en grupos homogéneos que se distribuyen por las estaciones planificadas dándole un lapso de tiempo en el cual los participantes desarrollen sin presiones la actividad en cada estación para luego continuar con una secuencia que el supervisor de bases dirigirá con las demás estaciones permitiendo así estar en todas las actividades, esto permite que la actividad sea ordenada. y se tenga mayor control sobre la cantidad de participantes en cada estación.

    Otra metodología corresponde al desarrollo del circuito por libre elección de las actividades consiste en que el participante puede entrar en la estación que desee, inclusive las veces que quiera para participar de la actividad que allí se realiza, esto limita la participación de los integrantes de la comunidad en todas las actividades y provocaría un desequilibrio en las bases pues mientras algunas tendrán gran cantidad de participantes otras estarán desoladas haciendo que el cumplimiento de los objetivos sean más difíciles de alcanzar.

    Para el diseño de las actividades se sugiere tener en cuenta:

1. Las tendencias de recreación y actividades que la comunidad plantee al respecto ya que son ellos mismos quienes van a ejecutarlas y de esta forma no se impondrán sino serán de libre elección, entre otras estas pueden ser manuales, deportivas, culturales.

2. Tener en cuenta las edades de las personas que van a realizar la actividad.

3. La condición física de esas personas estados de discapacidad

4. Los recursos físicos con que cuenta la propia comunidad y aquellos que pueden gestionar los organizadores.

5. El tiempo también un elemento importante se debe tener en cuenta la duración del evento además de establecer el mejor horario en el que se realizaran las actividades permitiendo que la comunidad participe, en el ejemplo dado, se realizo en horas de la tarde, ya que las mujeres de la comunidad se dedicaban a las labores del hogar y que algunos hombres se encontraban laborando en horas de la mañana

6. En toda comunidad se presentan adultos mayores y prefieren los juegos tradicionales como boliche, tejo y otros, por ello como alternativa deben realizarse actividades donde esta clase de población también haga parte de esta actividad, no se debe discriminar a ningún miembro de la comunidad con que se trabaje.

    Continuando con el ejemplo anterior en el Festival Recreativo del Barrio Cristo Rey Parte alta se trabajaron con 4 estaciones en las que se distribuyeron de la siguiente manera:

Base 1 Deportes

   

Las actividades deportivas que se realizan son encaminadas a personas de todas las edades y dificultades físicas diversas.

Base 2 Cultural

  

Las actividades culturales pueden ser variadas, la pintura, la poesía, el dibujo, las adivinanzas y otras.

Base 3 Manualidades

  

La variedad de las manualidades permite que el usuario se exprese de muchas maneras.

Base 4 Juegos

  

A través del juego se expresan un sin fin de sentimientos que permiten desinhibirse y disfrutar de cualquier actividad.

1.4.     Asignación de funciones para la gestión

    Desde el mismo momento que es concebida la actividad se hace necesario la distribución de tareas para la gestión del evento, esta es la primera parte de la organización de actividad recreativa para ello se deben tener en cuenta las capacidades que tienen las personas que las relazarán, ya que basado en estas el desempeño de los individuos será mucho mejor, las tareas que se asignen se llaman comisiones, cada una tiene una serie de actividades a desarrollar o un objetivo por cumplir de igual manera debe existir un inspector de comisiones que tendrá como función inspeccionar todas las gestiones que se realizaran durante el evento, la cuales son las relacionadas en la tabla 1.

    Se sugiere el siguiente cuadro como orientación para la distribución de las comisiones y sus funciones.

Comisiones	Actividad
Comisión de Publicidad y Protocolo	En esta comisión se deben encargar de organizar las actividades de relaciones públicas (propaganda) la difusión local y regional al evento, la elaboración del programa, invitaciones, afiches y distribuirlos, además de la pancarta alusiva al evento. Las actividades de protocolo en el que se dispone el acto de inauguración, el personal que participara en este y la atención a las personalidades invitadas al acto, además de un acto cultural y artístico que acompañe esta inauguración.
Comisión de presupuesto	Prever y distribuir conjuntamente con el líder los recursos económicos que faciliten la función de las diferentes comisiones de trabajo y realización del evento, al igual que la premiación e imprevistos.
Comisión de primeros auxilios	Esta es una comisión que requiere de mucho cuidado y atención ya que se deben tener dispuestos los recursos de primeros auxilios, al igual que personal calificado para atender cualquier accidente, por pequeño que sea. De igual forma es necesaria la presencia personal de apoyo como la defensa civil.
Comisión de escenarios	Esta comisión se encargara de los diferentes permisos que se requiere para el préstamo de los diversos escenarios deportivos en que se realizara la actividad, los cuales deben hacerse por escrito.
Comisión de refrigerio	Gestionar el refrigerio e hidratación a las diferentes comisiones de trabajo y comunidad en general involucrada en el evento.
Comisión de materiales	Coordinar los recursos humanos y materiales con las diferentes bases, para la eficaz realización del evento.

Tabla 1. Comisiones y tareas respectivas

    La segunda parte de la organización de la actividad recreativa es la aplicación de aquello que se planifico y luego se gestiono, se refiere al desarrollo de las actividades mediante las bases o estaciones donde se operacionaliza el objetivo, estas serán controladas por un supervisor de base cuyas funciones serán las de planificar, organizar y presentar los resultados de la actividad realizada, de la misma forma se le deben entregar el. “Plan de Actividades” y “Plan de Acción”.

    En el plan de acción se encuentra la clasificación de las bases, el objetivo de la actividad a desarrollar, la descripción de la actividad, los responsables de la actividad, los recursos o el material, el numero de base y el distintivo (puede ser un color, una figura o imagen), las o la persona que lidera esta base, bibliografía, imprevistos y actividades a realizar. Observar la tabla Nº 2

    A continuación se encontrara un ejemplo del plan de acción.

Grupo	Objetivo	Actividad	Responsables	Recursos	Nº de base	Lideres	Bibliografía	Imprevistos	Competencias

Tabla 2. Plan de Acción

    Dentro del plan de actividades encontramos el nombre de actividad, el objetivo, edades de los participantes, descripción de la actividad (es importante que se cree un reglamento para cada actividad) y premiación (Participante más cooperativo (por sexo), participante más entusiasta (por sexo), participante más activo en las jugadas). Observar la tabla Nº 3

Actividad	Objetivo	Edad de participantes	Descripción de la actividad	Premiación

Tabla 3. Plan de Actividades

    En el siguiente cuadro encontraremos un ejemplo de cómo se deben asignar las actividades a los colaboradores que apoyaran ejecución y organización de la aplicación de las diversas actividades del evento recreativo.

Base	Coordinador	Auxiliares
Actividades Deportivas-recreativas
Actividad de Habilidades Manuales
Actividad de Vida al aire Libre
Actividad de Juegos
Actividades Artístico-culturales
Actividades tradicionales

Tabla 4. Asignación de actividades, para la ejecución del evento

    Cada comisión debe entregar al supervisor de bases la planificación y organización de las actividades correspondientes de igual manera deben realizar un plan de imprevistos para cada actividad, que se pueda aplicar en caso de lluvia, o cualquier otro inconveniente, evitando de esta forma alteraciones en la programación del evento recreativo.

2.     Verificación

    La verificación es la conexión que debe existir entre las actividades, las tareas designadas y el cumplimento de las mismas, esto reduce la posibilidad de olvidar o pasar por alto el cumplimiento de los objetivos planteados por cada comisión, en esta herramienta se debe incluir todas las tareas a realizar para el evento (ver tabla 1 de comisiones), inclusive debe ir acciones, horarios, responsables, entre otras actividades a realizar.

    Esta verificación se puede realizar a través de la tabla 3 para mayor facilidad.

Comisión	Tarea	Evento	Fecha	Imprevistos	Responsable	Teléfono

Tabla 5. Verificación de tareas asignadas

    Por medio de la tabla 5 se realizara la verificación de todas las actividades, en la casilla 1, se escribe el nombre de la comisión que están evaluando, en seguida la tarea correspondiente a la comisión, las cuales están dadas en la tabla 1 de asignación de tareas.

    La casilla 3 corresponde a los diferentes eventos que suceden antes durante y después del evento, pues es importante que tengan claro en que momento deben suceder cada una; de la misma forma al escribir la fecha se debe tener en cuenta el momento del evento en que se realiza.

    Cada actividad que se ejecute debe tener un plan B o imprevisto por si lo que se ha planeado no sale como se esperaba, este se consignara en la casilla 5, la siguiente casilla es para el nombre de la persona que se encarga de la tarea y por ultimo ira teléfono fijo, celular posibilitando un directorio que facilitara la comunicación con las personas que se están encargando de realizar cada tarea.

3.     Ejecución

    Esta etapa del proyecto es el resultado del trabajo que realizaron las comisiones, para su éxito se deben tener en cuenta diversos aspectos, como verificar constantemente cada tarea en el horario y fechas planeadas, estar en contacto con el supervisor de bases y el inspector de comisiones, el líder comunitario quien organiza la actividad siempre debe ir un paso adelante de cada tarea y actividad por realizar, siendo rápido a la hora de buscar soluciones a cualquier incidente que se pueda presentar, es necesario que irradie positivismo para dar seguridad a los colaboradores de la gestión para dicho evento, la programación que realice debe ser sencilla, corta y ágil para que los beneficiarios no se aburran o se cansen, Un aspecto muy importante es la realización de la planimetría con anterioridad para ubicar cada una de las actividades que se realizarán en el evento, como los primeros auxilios, refrigerio, bases, hidratación, tarima o escenario principal, como líder debe compartir con la comunidad, debe hacer parte de la actividad, no solo en la gestión y organización sino en la participación..

4.     Evaluación

    Aunque no existe una manera estándar de realizar una evaluación de un evento, ni una forma de medir dichos resultados, la finalidad de la evaluación es la de valorar el resultado de la actividad.

    La evaluación debe ser una forma de aprendizaje que retroalimente el que hacer de los organizadores, se debe desarrollar a lo largo de toda la programación, gestión, organización y ejecución del evento recreativo.

    Para realizar la evaluación de un proyecto recreativo, debe existir una correspondencia lógica entre todos los elementos antes mencionados, en este caso sería todos los aspectos realizados para la gestión, verificación y ejecución. Una manera de evaluar una actividad es a través del cumplimiento del objetivo que se plantea para el evento.

Bibliografía

1. BUTLER, George (1959) Principio metodológicos para la comunidad. Buenos Aires, Vol. 1, Bibliografía Omega.

2. MAX NEEF (1997)

3. LALINDE DE CASTRO, Amanda (1991) La recreación dirigida a su auge dentro de la reforma social del Estado colombiano.

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