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Introducción

    Un proyecto se concibe como la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo.

"Para muchos, la preparación y evaluación de un proyecto es un instrumento de decisión que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que sino resulta rentable debe abandonarse…. La opción es que la técnica no debe ser tomada como decisional, sino sólo como una posibilidad de proporcionar más información a quien debe decidir ".

    Al pensar en la formulación de un proyecto surgen varios interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el marco referencial de dicho proyecto:

    La viabilidad y puesta en funcionamiento de un proyecto se da en tres momentos o etapas:

1. El estudio inicial o perfil
   Que se elabora a partir de la información existente, del juicio común y de la opinión que da la experiencia. En términos monetarios solo presenta estimaciones globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en detalles. Aquí se busca determinar si existe alguna razón que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen los recursos. En este aspecto será necesario tener en cuenta adicionalmente, un perfil cultural, es decir, las características propias de la región, el sector que se va a intervenir, sus potencialidades o deficiencias (dofa).
   
   

2. Estudio de investigación o prefactibilidad
   Se basa principalmente en información de fuentes secundarias para definir, con cierta aproximación las principales variables técnicas, de mercadeo, de producción, financieras y administrativas. Esta etapa se caracteriza por descartar soluciones con mayores elementos de juicio.
   
   

3. Estudio final o de factibilidad
   Se elabora sobre la base de los antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información. Constituye el paso final del estudio preinversional.

Alcance del estudio de los proyectos

    En términos generales son cinco los estudios particulares que deben de realizarse para evaluar el proyecto:

1. Viabilidad comercial o del mercado
   Indicará si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría por su consumo o uso. Estudia los fenómenos de oferta y demanda, las características del mercado, definido este como un espacio social, virtual, flexible y dinámico, conformado por la organización como tal, por sus usuarios reales y potenciales y por los competidores teniendo en cuenta el ciclo de vida de los productos o servicios.
   
   

2. Viabilidad técnica
   Estudia las posibilidades materiales, físicas, químicas de producir el bien o servicio que espera generarse del proyecto. Involucra los costos directos e indirectos de fabricación del producto o de prestación del servicio.
   
   

3. Viabilidad de la plataforma jurídica
   Contempla dos ámbitos el externo, que nos muestran las regulaciones jurídicas existentes que hacen o no viable la puesta en marcha del proyecto y las de carácter interno, que nos remiten a revisar los procedimientos, el análisis de información para identificar el tipo de servicios que la empresa está obligada a prestar, de acuerdo con la filosofía Institucional (misión, visión y valores corporativos).
   
   

4. Viabilidad de la gestión
   Se refiere a la capacidad administrativa para emprenderlo. Define las condiciones mínimas que se hacen necesarias para emprender el proyecto tanto en lo funcional, como en lo estructural. Por lo tanto define el organigrama, manuales de funciones y procedimientos, estrategias operativas y cronograma del proyecto.
   
   

5. Viabilidad financiera
   Estima la rentabilidad de la inversión. Para ello se determinan los recursos financieros (fijos y corrientes), los ingresos estimados, los costos operacionales, las fuentes de Financiamiento, así como un cronograma de la inversión

Clasificación de los proyectos

    Existen muchas clasificaciones de proyectos; una muy conocida y simple es la que distingue entre:

• Proyectos de tipo Económico.

• Proyectos de tipo Social.

    Los primeros (los económicos) se relacionan directamente con la producción; los otros (los sociales y para nuestro caso deportivos), comprenden proyectos que se han denominado "indirectamente productivistas ", entre ellos los proyectos de vivienda, educación, salud, familia, atención a grupos especiales, etc.

Indicadores de gestión de un proyecto

    Los indicadores de un proyecto son descripciones operativas (cantidad, calidad, grupo destinatario, tiempo y localización,etc.) de los objetivos y resultados de la intervención, que cubran lo esencial y que puedan medirse de manera fiable mediante costos razonables. Los indicadores permiten evaluar el desempeño del proyecto frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con grupos de referencia.

    Para permitir un seguimiento eficaz, los indicadores objetivamente verificables deben a menudo detallarse más o hacerse más operativos durante la fase de ejecución.

    Cada proyecto establece sus indicadores de gestión en concordancia a los objetivos y metas, sin embargo se podría presentar una clasificación general de ellos:

1. Índices de eficiencia
   Evalúan la Participación en el mercado, el desarrollo de nuevos productos, la rotación de los inventarios, la deserción de clientes, etc.
   
   

2. Índices de eficacia
   Dan cuenta de la Razón de Rendimiento obtenida sobre los recursos Utilizados (pesos, horas, %, etc.)
   
   

3. Índices de efectividad
   Determinan el cumplimiento y la responsabilidad del proyecto.
   
   

4. Índices de impacto
   Son los factores que determinan la competitividad del proyecto (satisfacción del cliente interno y externo).
   
   

5. Índices de igualdad
   Establecen la justicia, la imparcialidad, la igualdad.
   
   

6. Índices de actividad
   Determinan la relación entre el número de actividades planeadas y el número de actividades desarrolladas.
   Es necesario entonces, fijar indicadores de gestión para cada uno de los frentes del proyecto como lo son: Mercadeo, finanzas, producción, administración, recurso humano, informática, investigación y desarrollo.
   El funcionamiento de cada uno de estos aspectos no hace por sí mismo el logro del proyecto. Su interacción, su coordinación, es la que garantiza el logro de los objetivos trazados.
   Decimos entonces, que la realización de un proyecto determinado, debe de dar cuenta a una problemática real; por lo tanto, el análisis de los problemas es fundamental para anticiparse a sus posibles soluciones.

Escritura del proyecto

1. Denominación del proyecto
   Su objetivo es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará. Se ha de hacer referencia a la institución responsable de la ejecución del proyecto y si es del caso hacer mención del organismo patrocinante.
   No hay que confundir el título del proyecto con el enunciado del problema.
   
   

2. Naturaleza del proyecto
   Se refiere a la esencia del mismo.
   
   

3. Descripción del proyecto
   Se define y se caracteriza la idea central de lo que se pretende realizar, tipo, clase, ámbito que abarca, se analiza el contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, como se define en el plan de desarrollo o en las declaraciones políticas del Gobierno o sector.
   Igualmente considerar los antecedentes de la actual situación. Cuáles han sido los proyectos anteriores, presentes y futuros que se han gestado o gestarán para la solución de los problemas identificados.
   
   

4. Fundamentación o justificación
   Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución, hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver este problema.
   
   

5. Marco institucional (organización responsable de la ejecución)
   Será necesario indicar la naturaleza de su organización, su mandato, situación jurídica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc.
   
   

6. Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr)
   Para esto se debe justificar debidamente el proyecto y sus objetivos, que sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha. Se trata de determinar los problemas que deben resolverse. Se utilizan herramientas como el Enfoque del Marco Lógico o un diagrama de espina de pescado (Diagrama de Ishikawa: causa-efecto) para determinar los problemas o retrato negativo de la situación y se propone el retrato positivo de la misma (objetivos).
   
   

7. Objetivos (para qué se hace)
   Se constituyen desde la Política de la Institución a la cual se le formula el proyecto. Se formulan como situación positiva de la situación detectada. En torno a los objetivos se da la coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto (costos, estrategias, tiempos, etc.)
   
   

8. Objetivos generales
   Basados en las consideraciones o políticas macroeconómicas sectoriales a las que el proyecto puede contribuir. Se definen como el antiproblema o situación positiva.
   
   

9. Objetivos específicos
   Son formulaciones positivas de que expresan los antiefectos del problema detectado
   
   

10. Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que se cubrirán)
    Para que los objetivos adquieran un carácter operativo hay que traducirlos a logros específicos, es decir, hay que indicar cuánto se quiere lograr, indicadores objetivamente verificables y sus fuentes de verificación.
    
    

11. Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido)
    Se trata de identificar los beneficiarios inmediatos y quienes serán los beneficiarios finales.
    
    

12. Productos (resultados de las actividades)
    Los productos de tipo social o cultural pueden ser de dos clases:

    • Resultados Materiales: (por ejemplo: número de cooperativas creadas, escuelas construidas, instalaciones, etc.).

    • Servicios prestados: (personas capacitadas, servicios proporcionados, créditos otorgados, etc.)

    
    

13. Localización física y cobertura espacial
    Consiste en determinar el emplazamiento o el área donde se ubicará (manzana, barrio, vereda, corregimiento, municipio, departamento, etc.).
    
    

14. Especificación operacional de las actividades
    Consiste en identificar con que acciones se generarán los productos, actividades necesarias. Se realiza un inventario de las actividades a realizar, se distribuyen las unidades periódicas de tiempo, insertas en una secuencia operativa (cronograma). Se indica la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos humanos, equipo, dinero, bienes, etc.), involucrados en cada operación.
    
    

15. Determinación de los recursos
    Pretende verificar con qué insumos y con quiénes se realizará el proyecto. Se distinguen entre ellos los recursos humanos, los financieros, los técnicos y los materiales.
    
    

16. Cálculo de los costos de ejecución
    El presupuesto en cuanto a presentación sistemática del costo y el beneficio de un proyecto, en unidades monetarias, comprende los siguientes rubros principales:

    • Ingresos

    • Mano de obra directa

    • Mano de obra indirecta

    • Costos directos de fabricación

    • Costos indirectos de fabricación

    • Viáticos

    • Locales

    • Materiales y equipo

    • Transporte

    • Gastos de funcionamiento o de administración

    • Depreciaciones

    • Seguros

    • Imprevistos

    • Utilidad

    
    

17. Financiación del proyecto
    Se deben identificar las principales fuentes de financiación de las inversiones del proyecto para cada una de las necesidades establecidas o para el conjunto de ellas.
    
    

18. Gerencia del proyecto
    Vela por el seguimiento de las etapas del proceso administrativo (planeación, organización, dirección, control, evaluación permanente).
    Establece el organigrama, funciones del personal, mecanismos de control y evaluación, los canales de información.

Indicadores de evaluación del proyecto

    Ellos nos permiten realizar una evaluación, teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las realizaciones concretas. Se plantean los siguientes indicadores:

1. Independencia
   No conviene usar el mismo indicador para medir diferentes metas y objetivos. Cada meta debe tener un indicador propio. Si ello es posible, habrá que revisar el diseño del proyecto y corregirlo.
   
   

2. Verificabilidad
   Los indicadores deben establecerse de tal modo que sea posible verificar o comprobar de forma empírica los cambios que se van produciendo con el proyecto. Esto permite que objetivamente el indicador tenga el mismo significado tanto para un defensor como para un oponente del proyecto.
   
   

3. Validez
   Los indicadores deben medir lo que se pretende medir. No se trata de un juego de palabras. Tomados en conjunto, todos los indicadores deben reflejar los efectos del proyecto.
   
   

4. Accesibilidad
   Que implica el establecimiento de indicadores cuya información necesaria (datos) se puedan obtener fácilmente. No tiene mucho sentido emplear indicadores para los cuales hay que utilizar mucho tiempo y esfuerzo en recabar los datos necesarios que permitan la medición. Lo ideal es usar indicadores que requieran datos ya existentes o que se puedan obtener mediante el sistema de seguimiento normal del proyecto.
   
   

5. Estudio de alternativas
   Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema en función de su localización y la tecnología utilizada en cada una de ellas. Presentan la favorabilidad o desfavorabilidad de realización de las mismas, permite mostrar nuestra propuesta como la mejor a considerar.
   
   

6. Riesgos y flexibilidad
   Cada proyecto irá acompañado de posibles riesgos del orden político, social, económico, financiero, etc. para tener la capacidad de enfrentarse a situaciones imprevistas o no controlables. Igualmente el proyecto tendrá cierta flexibilidad para amoldarse a estas situaciones, pero dicha flexibilidad deberá ser presupuestada financieramente.

Los proyectos en el enfoque del marco lógico

    El marco lógico fue creado en 1969 por la firma consultora Practical Concepts Inc., específicamente por Leon Rossenberg y Lawrence Posner, bajo contrato con la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID). El marco lógico fue creado para mejorar la calidad de las inversiones sociales, superando los tres problemas que en opinión de sus creadores eran los principales defectos de los proyectos de desarrollo:

• Planificación demasiado imprecisa.

• Responsabilidad gerencial ambigua.

• Evaluación excesivamente controversial.

    El marco lógico permite un diseño que satisface tres requerimientos fundamentales de calidad en un proyecto de desarrollo: coherencia, viabilidad y evaluabilidad. El marco lógico logra, sin mayor necesidad de sofisticados métodos matemáticos, introducir rigor científico en la formulación de proyectos sociales.

    El marco lógico facilita las siguientes acciones durante la gestión del ciclo de los proyectos:

• La Identificación y Priorización, sobre la base de un análisis de los problemas de la población y sus posibles alternativas de solución.

• La Formulación y evaluación, mediante la especificación y estimación cuantitativa de los beneficios y costos involucrados en un proyecto.

• La Planificación Operativa, especificando de modo preciso las actividades y los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto.

• El Monitoreo y evaluación, sobre la base de un conjunto de indicadores de desempeño.

• La Evaluación ex-post y análisis del impacto social de un proyecto, a fin de determinar su contribución al desarrollo.

El marco lógico

    En principio, el marco lógico se presenta como una matriz cuatro por cuatro: una tabla de cuatro columnas y cuatro filas. Las columnas suministran la siguiente información:

    La formulación de un proyecto desde el enfoque del marco lógico comprende los pasos siguientes:

1. Identificación de problemas
   Generalmente los problemas se hacen evidentes por ser expresiones o manifestaciones externas que afectan a la comunidad. Un problema se refiere a una situación que denota inconveniencia, insatisfacción o un hecho negativo. Se puede reflejar en la carencia de algo bueno o por la existencia de algo malo. Existen diversas formas de identificar problemas, siendo el más usado el método participativo de "lluvia de ideas", que permite arribar a un registro de situación, esto es, un listado simple de los principales problemas que aquejan a la población objetivo de la entidad ejecutora.
   
   

2. Análisis de problemas
   Una vez que ha sido determinado el problema fundamental, se analizan sus causas y sus efectos. El punto de partida para solucionar un problema es analizarlo correctamente, con la ayuda del instrumento metodológico denominado "árbol de problemas". El análisis de efectos mediante esta técnica consiste en representar gráficamente los efectos identificados como consecuencia del problema
   
   

3. Árbol de problemas
   

   
   

4. Análisis de objetivos
   El propósito de este paso es utilizar el árbol de problemas para identificar las posibles soluciones al problema, las cuales podrían ser expresadas como manifestaciones contrarias del mismo. Esto da lugar a la conversión del árbol de problemas en un árbol de objetivos:
   

   
   

5. Análisis de alternativas
   Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema; o lo que es igual, distintos medios para alcanzar un objetivo. En consecuencia, el análisis de alternativas consiste en la comparación de tales alternativas en función de su localización, tecnología, costos, riesgos, y otros factores relevantes.

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